為什麼你要讀這篇文章
大多數的工作者都曾為職場溝通問題感到困擾過，不管是身處在哪種環境，哪種位階，就算是自由工作者的個人工作室，仍然也有需要面對與業主、廠商、客戶溝通的必要時刻，本篇帶你了解職場溝通的定義與基本要素，以及正向溝通的五大技巧。
職場溝通與其他人際關係中的溝通有何不同
溝通問題的根本原因為立場不同，而職場關係比起一般人際關係，更加重了解決問題的程度，也多了一層利益交換需考量，並且比起一般人際關係，更容易有明確的分權與階級，也因此容易產生平行單位互踢皮球，或是上下關係利益失衡的溝通問題發生，並且也更容易關注在資訊利益不對等的問題。
但也因著職場溝通多有明確的問題導向，是否能順利解決協作問題變成彼此共同核心目標，使溝通在表面上更容易聚焦於單一方向，而也有學者研究指出任務的順利達成，是減少職場溝通衝突的主要方法，因此本篇接下來會聚焦於在職場中順利完成任務的良好溝通要素，與帶來正向合作關係的五大心法。
建立良好溝通的關鍵四步
上段說到，要營造良好的職場溝通氛圍，首要對焦如何順利透過共同協作達成任務，而我們需要關注以下四步驟，目的清晰、尋求建設、具體傳達、雙向交流
- 目的清晰：在開啟溝通機會時清楚交代此次溝通交流的核心目標，更能使雙方在第一時間明確進入主題。如：開會前與與會者溝通開會目的，郵件主旨明確傳達來信目的等。
- 尋求建設：在溝通上能夠聚焦於彼此對完成任務的建設性看法，而非製造衝突環境。如：會議中提出瓶頸之處，或提供回饋，彼此皆以達成任務為目標，並非批評潑冷水，或單方面的指揮請託。
- 具體傳達：在溝通解決方式時，要盡可能具體傳達改善標準與方式，更能釐清雙方對同一件事的想像是否一致。如：明確設立目標，尋找範本，以圖表代替純文字訊息。
- 雙向交流：每一次溝通都是一次雙向交流資訊想法的場合，即便是只有一方在布達，另一方也可能會以非語言的方式傳遞想法或表明態度。如：多注意潛在訊息，並且保持開放和睦的討論氛圍，較有可能達成雙向交流。
接著我們透過上述四步驟來檢核以下職場對話情境的潛在問題：
情境：Debby想請Jean更關注在他們兩個之間跨部門專案中
Debby：嗨，你有空嗎？我們需要討論一下這個項目。
Jean：嗯，可以。你想要討論什麼？
Debby：就是那個項目啊。你知道的，我們上個禮拜開始的那個。
Jean：啊…好吧。那個項目。我們要討論什麼方面？
Debby：嗯，就是進度、預算、人員分配等等。你有什麼想法嗎？
Jean：嗯…我覺得進度方面可能需要再調整一下，因為我們最近收到了一些其他項目的緊急任務。預算方面我沒有太大意見，人員分配的話可能需要再看一下。
Debby：嗯，我知道你最近很忙。但是這個項目真的很重要，我們不能拖延。
Jean：我知道這個項目很重要，但是其他項目也很重要啊。而且我們之前討論過的人員分配方案可能需要再調整一下，因為有些人在其他項目上也很忙。
Debby：好的，我知道你很忙，但是這個項目真的很重要。你能不能再花點時間來處理這個？
Jean：我知道這個項目很重要，但是我已經盡力了。如果你有其他建議，可以跟我說一下。
在上述情境中，我們可以觀察到Debby和Jean的溝通出現以下問題：
首先，Debby沒有清晰地表達討論的目的議題，讓Jean感到困惑和不知所措。
其次，Debby沒有尋求Jean的建設性意見，只是單方面提出自己的想法和要求。
第三，Debby的請求並沒有具體傳達所需協助，以及重要性的影響範圍和明確時間截止日，只有一昧要求Jean多花時間與心思處理
最後，Debby和Jean之間的溝通是單向的，缺乏雙向交流和共識。
由於溝通失敗，Debby和Jean沒有達成任何實質性的結論或解決方案，也對項目的進展和協作關係產生負面影響，並且其實以上對話情境相當有可能出現在我們日常工作場域中。
營造雙向溝通環境之前，正向溝通五招
良好的溝通就像一場雙人舞，相當需考驗雙方彼此協調程度，而要跳出曼妙舞姿也不能缺少背景音樂。相對的，要營造雙向的溝通也需要正向的溝通氛圍，因此若要營造一個更舒服的對話環境，可以使用正向溝通五技巧，分別是積極傾聽、聚焦感受、回顧優點、避免防衛、辨認差異。
- 積極傾聽：對話過程中避免插嘴，並可重述對方所說的話，以確保確實了解對方的信息，並試著思考對方當下所說的話，而不是原本想說的話。
- 聚焦感受：表達不高興的情緒時聚焦自身（「當我……時，會不高興」），而不是怪罪在另一個人身上（「當你……時，我會不高興」）。
- 鼓勵優點：在對話中有意識的回顧對方優點，就比較不會將對方歸因於缺點而給予批評，並且我們很容易認為把事情做好是應該的，而缺乏對完成任務者的鼓勵，當找到對方優點後可以大方說出感謝並給予對方鼓勵。
- 避免防衛：人們受到批評時，容易因為挫折或尷尬而反擊或否認。承認錯誤並真誠地道歉，有助於撫慰受傷的感覺。
- 辨認差異：理解大家溝通的方式都不一樣。認識彼此差異，採用雙方都能接受的方式溝通。
我們先來看以下這段沒有使用正向溝通技巧的對話情境。
情境：下屬Paul想尋求主管John給予協助。
Paul：嗨，John，我想和你討論一下最近的工作進度。我有一些問題需要解決。
John：哦，又是問題。你現在這個狀態怎麼了？你為什麼老是這麼脆弱？
Paul：我只是想談談我的問題，想得到一些建議。
John：那我告訴你吧，你需要做得更好。你的表現一直很糟糕，我不知道你還要我如何幫助你。
Paul：（感到沮喪和無助）我知道我的表現並不完美，但我還是需要一些指導和支持。
John：你一直這樣抱怨和挑剔，你有沒有想過你自己的問題出在哪裡？
Paul：我不是在抱怨和挑剔，我只是希望能夠解決我的問題。
John：我沒有時間和你繼續談下去，我還有其他事情要處理。你需要自己找出解決問題的辦法，我不能一直幫你。
從上述對話中可以發現，主管John在聽到下屬Paul提出問題時，不僅沒有讓下屬順利提出問題，也讓下屬感到挫折不被同理，並且我們可透過正向溝通技巧分析。
- 積極傾聽：John並沒有真正聆聽Paul的感受和需求，而是把問題歸咎於Paul自己。
- 聚焦感受：John在聽到Paul的需求後，沒有正視他的感受，而是以批評怪罪口吻要他自我檢討。
- 鼓勵優點：John並沒有發現Paul優點，也沒有給予真誠的鼓勵和讚賞。
- 避免防衛：John防衛自己，沒有願意聽取Paul的需求，也不願提出解決問題的方法。
- 辨認差異：John沒有辨認Paul的個人差異，而是用同樣的方式對待所有的員工。
這樣的對話很可能會讓員工感到挫敗和失望，也可能會對員工的表現和士氣產生負面影響。而若是有使用正向溝通五技巧，則以下對話情境會長這樣：
Paul：嗨，John，我希望能和你分享我的工作進度，因為最近我遇到了一些困難，想知道你的看法和建議。
John：當然，我很樂意聽聽你的想法和經驗。你可以和我分享一下你目前所面臨的問題嗎？
Paul：謝謝你願意聆聽。我最近發現自己在某些任務上有些困難，感覺自己的表現有些緩慢。
John：我明白你的感受。我想問一下，你認為自己表現得不夠好，是有什麼具體的原因嗎？
Paul：我想可能是因為缺乏某些技能或知識，還有壓力有些大。
John：我聽到你提到的這些問題了。你能告訴我一些你自己覺得做得好的事情嗎？或者是你覺得哪些方面需要加強呢？
Paul：我認為我做得比較好的地方是在團隊合作上，還有我喜歡學習新東西。但我想我需要更好地處理壓力和提高效率。
John：很好，你已經辨認出你的優點和需要加強的地方，這很重要。我相信你能夠找到一些解決問題的辦法。我也願意提供一些支持和建議，你有需要的話可以隨時和我聯繫。
Paul：謝謝你的支持和鼓勵，我會好好思考和努力解決問題的。
John：非常好，我相信你能夠克服這些挑戰。如果你有任何問題或需要幫助，隨時都可以和我聯繫。
從上述對話中可以發現主管John表達正向溝通五技巧之處：
- 積極傾聽：John不僅回應Paul的訴求，還進一步詢問了相關問題，並複述語句，進而理解Paul所表達的問題。
- 聚焦感受：John在對話中注意到Paul感到沮喪和無助，並用關懷的態度表達理解和同情，讓Paul感受到他的感受得到了關注和認可。
- 鼓勵優點：主管John鼓勵Paul評估自己的優點，並確認他的才能和貢獻，使Paul感到被重視和肯定。
- 避免防衛：John沒有指責或批評Paul的表現，反而對他的問題表現出理解和關注，不會引起Paul的防衛心理。
- 辨認差異：John藉由前面的引導，讓雙方更明白彼此差異，也幫助Paul辨認出他的優點和需要加強的地方，這有助於Paul更清楚地了解自己的優勢和挑戰，更有利於解決問題。
總體來說，在對話中展現積極傾聽、給予支持和建設性的溝通，這種溝通方式更有助於增進雙方之間的信任和理解，並找到解決問題的有效辦法。
Axtim 職場風格測驗，了解彼此思路差異，在相同脈絡中高效協作
在上述兩段對話中明顯展現了主管對下屬不同的溝通方式，所帶來的不同結果，Axtim在深入研究溝通動力學後，融合職能與心理學，開發出職場性格測驗，並總結出五大不同思路的溝通風格，且整理出相對應的溝通說明書，縮短團隊彼此磨合時間，及更能深入了解溝通衝突的引爆原因。不同溝通風格中，有人習慣傾聽脈絡細節，有人需要直接切入主題，有人相當看重溝通氛圍與人際感受，因此藉由職場風格測驗，協助團隊成員彼此了解合適的溝通風格，進而辨認思維差異，減少摩擦，帶來更高效的合作關係。
Axtim 溝通測驗，協助你對焦組織溝通問題
除了能藉由職場風格測驗得知成員間彼此不同溝通風格外，也能使用我們研發出的職場團隊溝通測驗，以六大溝通面向，潛在傳達(肢體語言)、語言意識(溝通態度與語氣)、合作氣氛(營造溝通氛圍)、結果導向(內容重點表達)、溝通穩健度(表達耐心)、明確表達(敘述具體度)，並藉由匿名回饋，可得知組織成員彼此對自身的溝通滿意度。
良好的溝通是成功的油，缺乏它則會引起摩擦
企業員工就像一顆顆小齒輪，企業則像是一部機器，加上好油的效果就像是成員間彼此正向溝通，能讓齒輪間的運轉減少摩擦，進而使整台機器運作長久。
美國民主黨候選人希拉蕊·柯林頓曾說：「溝通的關鍵在於了解別人的觀點。」要達成正向溝通的第一步在於了解對方，並且藉由互相了解，營造更多正向溝通循環。提高成員間的互助行為，對工作的滿意程度，增強工作中自我效能，更好理解整體目標決策，以及建立開放信任的工作環境。
